Bible of Event. Kata tersebut sering disebutkan oleh beberapa pekerja event luar negeri yang saya temui ketika bekerja sama pada beberapa event di Jakarta. Mereka sangat tertib dalam menjalankan persiapan sebuah event, berdasarkan sebuah panduan yang mereka sebut dengan the bible of event. Ya, saking pentingnya, para pekerja event tersebut menyebut buku panduan itu sebagai “bible,” yang melambangkan sebuah kitab suci. Sebenarnya, para pekerja event di Indonesia sendiri juga sering menemukan buku panduan serupa. Bedanya, biasanya di sini kita memanggilnya dengan “juklak,” yang merupakan singkatan dari petunjuk pelaksanaan. Nah, kurang lebih fungsinya sama dengan the bible of event.
Khusus pada penyelenggaraan event, buku itu juga sering disebut sebagai Event Manual Book atau Production Pack Atau Log Book. Selanjutnya, saya lebih tertarik untuk menyebutnya dengan Production Pack atau P-Pack.
P-Pack berisi seluruh informasi yang dibutuhkan pada jalannya suatu event, mulai dari yang general hingga yang mendetail. P-Pack dianggap sebagai panduan lengkap yang dapat membuat sebuah event dapat berjalan dengan lancar. Fungsi dari P-Pack sendiri adalah sebagai petunjuk akan apa-apa saja yang dibenarkan dalam proses pengerjaan sebuah event. Biasanya, P-Pack dibuat cutomize, atau khusus dibuat hanya untuk event yang bersangkutan. Jadi, P-Pack setiap event akan berbeda antara satu dengan lainnya, sesuai dengan jenis, cakupan, mekanisme event, dan lain-lain.
Proses pengerjaan P-Pack butuh ketelitian. Oleh karena itu, dibutuhkan satu PIC yang khusus menyusun P-Pack. Biasanya, tugas tersebut dimandatkan kepada production administration atau production manager assistant. Mereka akan merangkum semua informasi dan diurutkan secara sistematis dan rapi lalu dijilid menjadi sebuah buku. Biasanya, dicetak pada ukuran A5 agar mudah dibawa.
Keberadaan P-Pack sangat dibutuhkan oleh semua pihak yang terlibat di dalam sebuah event, baik itu klien, sponsor, pengisi acara, panitia, ataupun pihak-pihak lain yang dianggap memerlukan. Oleh karena itu, seringkali event yang sempurna disebabkan karena administrasi event-nya yang tertata baik, alias P-Pack nya lengkap dan detail.
Untuk memastikan agar sebuah event dapat berjalan dengan baik, maka P-Pack harus memuat hal-hal berikut ini:
Informasi Acara
Pada bagian ini terdapat informasi lengkap mengenai profil klien, objektif event, konsep inti, audience, lokasi, hingga informasi general client atau sponsor (alamat lengkap).
Informasi Organizer
Bagian ini berisi tentang profil singkat EO yang terdiri dari struktur internal perusahaan yang berkaitan dengan event, hingga ke struktur besar berisi nama-nama SDM yang bersangkutan.
Informasi Waktu dan Tempat
Bagian ini berisi waktu dan lokasi penyelenggaraan event. Terkait dengan waktu, maka pada bagian ini terdapat Working Time Line, Itinerary, dan Rundown Script. Sedangkan untuk informasi tempat, akan diisi dengan nama kota, alamat lengkap, dan sebaiknya dilengkapi dengan peta lokasi event.
Job Description
Pada bagian ini dipaparkan job description masing SDM. Bagian ini berfungsi agar masing-masing SDM yang terlibat-baik klien maupun EO-mengetahu secara pasti fungsi dan jabatan masing-masing serta kepada siapa harus bertanggung jawab. Pada laman ini dibutuhkan juga kontak detail masing-masing SDM, semisal nama, job description, dan nomer telpon.
Informasi Pengisi acara
Bagian ini bertujuan untuk menginformasikan hal-hal yang terkait dengan pengisi acara. Biasanya akan terdapat data berupa foto, nama, dan nomor telpon manajer artis yang bersangkutan. Pada bagian ini juga dicantumkan daftar lagu atau acara yang akan dibawakan. Selain itu, dibukukan pula catatan khusus seperti artist riders. Sebaiknya, cantumkan pula do’s and don’t’s selama acara berlangsung sehingga persiapan produksi yang terkait dengan artis dapat terkontrol dengan baik.
Informasi Promosi
Di bagian ini diinformasikan mengenai bentuk komunikasi yang dilakukan selama pra, saat event berlangsung, ataupun pre event. Misalnya saja bentuk promosi yang digunakan, agenda promosi, serta desain promotools yang digunakan.
Informasi Penanganan Audience/Ticket
Informasi yang berada pada bagian ini adalah cara pengaturan audience, mulai dari harga tiket, distribusi, cara masuk, penukaran tiket, do’s and don’t’s bagi audience, informasi pengamanan audience, security plotting map, info titik rawan, dan lain-lain.
Informasi Technical Production
Nah, bisa dibilang, bagian ini merupakan yang terbesar dalam sebuah P-Pack. Halaman ini akan berisi informasi mengenai vendor, pihak-pihak yang terkait semisal PIC listrik, PIC venue, PIC transportasi, PIC genset, dan lain-lain. Pada bagian ini juga tercantum data Production Time Line dan Production Schedule. Sebagai kelengkapan data, pada bagian ini juga dilengkapi dengan desain infrastruktur, desain panggung, lay out, desain dekorasi luar panggung, informasi materi yang digunakan dalam dekorasi, foto referensi bentuk tenda dan lain-lain. Termasuk di dalamnya informasi transportasi secara lengkap dan detail.
Informasi umum
Bagian ini memuat informasi yang sifatnya general, semisal fasilitas umum terdekat, rumah sakit, kantor polisi, dokter 24 jam, pengobatan alternatif, bengkel, toko besi dan bangunan, toko fotokopi dan laminating, toko buku, rumah makan dengan skala murah hingga mahal, penginapan terdekat, terminal terdekat dan lain-lain. Informasi yang lebih detail juga dapat dimasukkan di dalamnya, semisal informasi perkiraan cuaca, titik koodinat lokasi melalui GPS, ataupun informasi password hotspot.
Halaman terakhir pada P-Pack bisa berupa informasi lokasi untuk mendapatkan salinan P-Pack, informasi hotline number sekertariat panitia, ataupun informasi telepon darurat di kota setempat. P-Pack yang lengkap biasanya diberlakukan pada kegiatan-kegiatan besar dan panjang, seperti event konser musik di beberapa kota, event activation yang dijalankan beberapa bulan, dan sejenisnya. Selebihnya adalah beberapa halaman kosong untuk membuat catatan tersendiri. Jika kita melihat besarnya informasi yang terkandung di sebuah P-Pack, maka sebuah P-Pack memiliki value yang sangat luar biasa untuk kelancaran sebuah event serta sangat berguna untuk eksekusi event selanjutnya. Jangan lupa cantumkan identitas diri pada P-Pack yang Anda miliki agar tidak tertukar dengan milik pekerja event yang lain. P-Pack akan sangat berguna untuk membantu mengingatkan dan sebagai tempat mencari jawaban atas proses pekerjaan event yang sedang berlangsung.
Selamat bekerja apik sempurna untuk hasil yang memuaskan!