Disadari atau tidak, suksesnya sebuah event dibarengi dengan pemilihan venue yang tepat dan sesuai dengan jenis event nya. Ketika kita sedang merencanakan sebuah event, salah satu poin penting yang harus dipikirkan adalah menentukan lokasi event yang sesuai. Apa yang dimaksud dengan lokasi yang sesuai? Yang dimaksud dengan sesuai di sini adalah bagaimana sebuah venue dapat mengakomodasi kepentingan event itu sendiri. Nah, sebelum memilih venue yang tepat, beberapa hal mendasar yang harus dipelajari dalam sebuah event adalah siapa sponsor penyelenggara, siapa brand/produk penyelenggaranya, siapa audience yang ditunggu, dan berapa target audience-nya? Setelah itu kita juga harus mempertimbangkan beberapa hal, yaitu kepantasan sebuah venue, tingkat keamanan dan kenyamanan, nilai strategis venue agar objective event tercapai, dan yang terakhir adalah harga venue. Sponsor/Brand/Produk Penyelenggara Membutuhkan Venue yang Tepat Tiap-tiap brand atau produk membutuhkan venue yang sesuai. Katakanlah produk yang ditujukan untuk kalangan muda atau remaja, maka pemilihan venue pun harus didasari pada tren yang sedang berkembang di kalangan remaja. Harus dipelajari venue mana saja yang sedang happening saat ini. Karena venue-venue yang sedang menjadi buah bibir di kalangan remaja, pastinya akan meningkatkan animo remaja yang akan mendatangi event tersebut. Contoh lainnya adalah, sebaiknya kita menghindari venue yang berkesan mahal untuk target audience menengah ke bawah. Dan kita juga harus menghindari venue yang kurang bergengsi untuk target audience menengah ke atas. Kesesuaian dalam memilih venue akan membawa dampak suksesnya suatu event, sekaligus penanda bagi brand penyelenggara. Kapasitas Venue yang Tepat Ukuran sebuah event juga dapat menentukan kesuksesan sebuah event. Ukuran venue yang terlampau kecil akan berpontensi pada ketidaknyamanan yang berujung pada turunnya image event di mata penontonnya. Venue yang terlampau kecil juga dapat menyulut kerusuhan besar. Sementara ukuran event yang terlampau besar juga dapat menimbulkan dampak buruk apabila tidak sesuai dengan jumlah audience yang hadir. Penyelenggara pasti ingin event nya full house. Namun karena venue nya terlampau besar jika dibandingkan dengan audience yang hadir, maka acaranya pun terlihat kosong dan mendatangkan kesan jika event nya tidak sukses. Contohnya, jika Anda akan menyelenggarakan konser dengan target audience sebanyak 20.000 orang, maka sebaiknya menggunakan venue seluas lapangan bola dengan format festival. Dengan begitu, penonton akan terlihat cukup padat namun juga aman. Di luar area festival masih dapat dibuat konten pendukung event, semisal food court, bazar, games, booth experience, dan lainnya.
Kepantasan, Keamanan, dan Kenyamanan Venue Event organizer yang sering menyelenggarakan sebuah event untuk produk rokok biasanya sudah tahu bahwa ada beberapa peraturan mengikat yang tak boleh dilakukan terkait dengan pemilihan venue. Misalnya saja event yang terkait dengan produk rokok tidak boleh dilakukan di dekat sekolah, rumah sakit, dan lain-lain. Venue event juga tidak boleh dimasuki oleh penonton yang berusia di bawah 18 tahun dan peraturan lainnya. Dengan dasar pertimbangan tersebut, kita harus menyesuaikan dan mencari mana venue yang tepat agar dapat mengakomodasi kebutuhan event, namun terhindar dari risiko seminimal mungkin. Walau kebocoran usia penonton kerap terjadi pada event-event yang diadakan di open air venue, namun hal tersebut berada di luar kekuasaan penyelenggara. Hal ini biasanya terjadi karena konten yang dimainkan (band, dance, lawak dan lain-lain) juga kerap dinikmati oleh anak-anak melalui media TV. Karena merasa akrab dengan konten yang disajikan, maka tak jarang penonton di bawah umur tersebut mendekat pada event yang sedang diselenggarakan kendati tertutup bagi mereka. Kepantasan event yang terkait dengan keamanan dan kenyamanan juga penting dipertimbangkan dalam pemilihan sebuah venue. Contohnya saja, untuk menghindari sebuah event konser rock dari terjadinya sebuah kerusuhan, ada baiknya jika kita menyewa sebuah lapangan yang dekat dengan komplek atau markas institusi keamanan seperti lapangan Kodam, Brimob, dan sejenisnya. Venue pada lokasi ini cenderung aman dari kerusuhan dan penonton yang berniat datang ke event juga sudah mempersiapkan diri untuk tertib karena lokasi venue sudah berkesan “berbahaya” untuk pelaku kerusuhan. Venue yang dianggap nyaman juga biasanya venue yang dekat dengan bermacam fasilitas umum, semisal restoran, terminal sehingga aksesibilitasnya mudah, rumah sakit, dan lain-lain. Contoh lainny adalah apabila kita hendak menggunakan alun-alun kota sebagai venue sebuah event, maka ada beberapa hal yang harus kita perhatikan. Sejak zaman dahulu alun-alun kota telah dirancang oleh pemerintahan kolonial sebagai pusat kota. Maka, bisa dibilang format alun-alun di antara satu kota dengan kota lainnya di seluruh Indonesia terbilang sama: dekat dengan tempat ibadah besar, dekat dengan kantor pemerintahan kota, kantor polisi besar, dan lain-lain. Apabila kita akan menggelar sebuah konser di alun-alun kota, maka kita harus memperhatikan stage facing-nya, atau kemana panggung akan menghadap. Mengingat sebuah konser akan mengeluarkan suara pada sound system yang ingar bingar, maka tak mungkin jika kita menghadapkan panggung ke arah rumah ibadah ataupun kantor pemerintahan kota. Ada baiknya sempatkan diri untuk membayangkan kita sebagai penonton, agar dapat membayangkan pula tingkat kenyamanan yang dibutuhkan oleh seorang penonton sehingga kita dapat menemukan venue yang terbaik. Info Venue Berbarengan dengan pembangunan konsep perancangan event, ada baiknya jika kita melakukan survei lokasi terlebih dahulu. Buatlah checklist akan hal mendasar yang sudah dijelaskan di atas apakah semuanya sudah terpenuhi pada venue yang kita survei atau belum. Biasakan untuk mensurvei lebih dari satu venue sebagai bahan komparasi bagi klien ataupun sponsor. Catat semua informasi yang dibutuhkan, mulai dari ukuran, fasilitas, hingga harga sewa agar lebih akurat sebagai bahan pertimbangan. Tiap-tiap venue pasti memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Tugas kita sebagai event organizer lah untuk menggali venue mana yang memiliki kelebihan sebanyak mungkin dan kekurangan seminimal mungkin. Berdasarkan kajian tersebut, maka kita harus dapat memberikan saran yang dapat dipertanggungjawabkan kepada klien ataupun sponsor, venue mana yang terbaik agar objective pelaksanaan event dapat tercapai. Salah satu hal penting yang harus kita lakukan sebagai EO adalah membangun jaringan dengan pemilik venue di luar kota sebanyak-banyaknya. Hal ini agar kita dapat merespon permintaan klien ataupun sponsor secara cepat dan dapat menyuguhkan beragam alternatif venue pada klien ataupun sponsor. Dan setelah konsep serta proposal sudah disetujui, maka kita harus melakukan survei lokasi dengan membawa survey sheet yang berisi informasi detail mengenai venue tujuan. Ingin mencari venue yang sedang hype? Coba sasar di www.seputarevent.com <http://www.seputarevent.com> untuk mendapatkan info awal venue yang dapat digunakan. Happy hunting!